ONPFT — application de gestion des contrats et facturations

Le contexte

L'Office National des Postes Frontaliers Terrestres est un organisme public tunisien chargé de la gestion des points de passage routier. Sa direction administrative gère plusieurs centaines de contrats actifs avec des partenaires variés (transporteurs, prestataires de service, opérateurs frontaliers). Avant notre intervention, tout passait par des fichiers Excel partagés, des modèles Word imprimés et signés à la main, et un classement papier.

Deux risques s'accumulaient : (1) la perte de versions et de signatures lors des modifications de contrat, (2) un délai d'audit annuel devenu insupportable pour la cellule comptable.

Notre approche

Trois semaines de Discovery sur site : audit des processus, interviews des 6 personae (chargé de contrats, valideur, comptable, juriste, direction, partenaires externes), prototype Figma sur les écrans clés. Architecture cible documentée, chiffrage ferme sur 14 semaines de Build.

L'application métier

• Centralisation des demandes via un formulaire structuré (champs métier, validation au fil de la saisie).
• Génération automatisée des contrats à partir de modèles versionnés (DocX templates avec variables, signature électronique optionnelle).
• Suivi des facturations : émission, relances automatiques, rapprochement bancaire manuel.
• Workflow de validation hiérarchique configurable (un, deux, trois niveaux selon le montant).
• Audit log signé : qui a fait quoi, quand, sur quel contrat (Spatie Activity Log).

Le dashboard

Vue d'ensemble immédiate avec compteurs temps réel : contrats actifs / en attente de validation / validés / refusés. Filtres par client, par référence, par montant, par exercice fiscal. Exports CSV / Excel scriptés pour le besoin comptable annuel.

La sécurité et la souveraineté

L'organisme étant public, hébergement sur infrastructure tunisienne contrôlée. Authentification avec MFA obligatoire, journalisation exhaustive, chiffrement des données contractuelles sensibles. Audit sécurité externe annuel.

Les résultats

Six mois après le go-live : 100 % des contrats centralisés (vs. 0 % avant), temps de génération d'une facture divisé par 10, erreurs de saisie réduites de 84 %. Le délai de l'audit annuel est passé de 6 semaines à 2 semaines.

Côté équipe métier, le gain n'est pas que temps : c'est aussi la sérénité de savoir où sont les choses, qui a fait quoi, et de pouvoir répondre à une question d'audit en quelques clics.